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系统能够依照规则自动生成文档编号，并将编号自动添加到文档。会签、审批多部门评审文档修编意见，会签文档新编、修订内容。修订好的文档按照文档管理办法进行逐级审批，流程中发送通知给审批责任人，发起人可查询审批进度。文件分发支持电子文件分发和纸质文件分发管理。依照权限逐级分发电子文件，自动通知到人，并保留分发和学习记录。可以控制纸质文件的打印份数，制ding分发、回收任务，记录分发情况。
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质量体系文档管理-hola对企业文档进行安全的集中管理，对质量文件的建立、更新、审批、会签、回收、借阅和下发过程进行控制，就文件更新、审批、待办任务发送通知，督促办理，加快事务处理进程;hola可以自动生成文档编号，确保员工访问文档的zui新版本，同时保存文档的旧版本和所有访问、修订日志;hola强大的搜索引擎可以作基于文档属性、编号、版次等多维度查询，支持文件内容搜索，记录文档引用关系和提供纸质文档电子化管理。
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这大大优化了系统管理的可操作性。管理员端登陆界面只能对系统进行配置、增减用户、功能设置，但是没有文档访问的权限。移动端文档管理平板电脑已经成为了增长率zui快的计算设备，越来越多的企业员工使用平板电脑工作。hola提供移动与云端化的支持，帮助企业用户实现在任何地点、任何时间、任何终端获取企业内容。使用“移动 hola”您可以使用手ji或 pad 连接到 hola，在旅途之中访问企业文档，掌握zui新的报告、预算、合同或其他文件，
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防错误删除 – 回收站机制hola系统提供回收站机制，任何文档，邮件或其它信息被删除的时候都shou先进入回收站中，直到清空回收站时才真正被删除，有效减少由于用户误操作造成的信息损失。数据完整性 – 文档版本管理所有文档阶段性的历史版本都将存档起来，供将来查阅。hola支持高级的版本管理功能，包括版本回滚、文档同步等功能。

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